Cuando uno piensa en las cualidades que hacen excelente a un administrador de educación especial, lo más probable es que le vengan a la cabeza la organización, los conocimientos y la experiencia. No cabe duda de que son importantes, pero hay que añadir un atributo fundamental a esa lista: saber escuchar. ¿Por qué? Piense en la enorme cantidad de tiempo que los administradores de educación especial pasan escuchando al personal y resolviendo los problemas que surgen. Mis muchos años en Recursos Humanos me han enseñado que centrarse en escuchar mejor puede facilitar la resolución de los problemas del personal y, a veces, incluso hacer que desaparezcan por completo.
5 consejos para que los administradores de educación especial sepan escuchar mejor
Si le parece una propuesta interesante, siga leyendo para conocer mis 5 consejos principales para ayudar a los administradores de educación especial a escuchar mejor:
1. Establecer contacto en primer lugar
Este paso se da antes de que surja ningún problema, pero es vital para crear un entorno en el que las líneas de comunicación estén abiertas y la persona se sienta segura hablando contigo. Envíe correos electrónicos rápidos y periódicos para comprobar la situación y ofrézcase para una charla rápida. Un correo tan sencillo como: "Hola Judy, he estado mirando tus números y parece que este año estás muy ocupada. ¿Cómo van las cosas? Avísame si quieres hablar de algo. Gracias por todo lo que haces" puede ayudar mucho a establecer una relación de colaboración (en lugar de enfrentamiento) con tu personal. Lo ideal es hacer esto con cada miembro del personal al menos dos veces al año. Establece una lista en la que llevar un registro y un recordatorio recurrente en tu calendario o aplicación de listas de tareas para tenerlo siempre presente.
2. Estar plenamente presente
Cuando te encuentres en una reunión con un empleado, haz todo lo posible por prestarle toda tu atención durante el tiempo que esté contigo. Estar totalmente presente puede significar poner el ordenador a dormir e ignorar el zumbido del teléfono, pero también significa estar atento a las señales del lenguaje corporal y mantener la concentración en la conversación. A algunas personas tomar notas les ayuda a mantener la concentración, mientras que a otras les distrae. Lo más importante es que tu cerebro se centre en la persona que tienes delante y no en la lista de la compra.
3. Mantener una mente abierta
Comprométete a formarte una opinión sobre la situación sólo cuando hayas escuchado todo lo que el empleado quiera contarte. Es un trabajo duro. Pero recuerde que su objetivo es comprender el punto de vista de su empleado, lo cual es bastante difícil cuando usted ya se ha formado una opinión. Recordarte a ti mismo que debes centrarte en la empatía y la validación puede ser útil.
4. Estar (casi) callado
Puede parecer una tontería decir que para escuchar mejor hay que hablar menos, pero no está de más repetirlo. No termine las frases, no interrumpa ni bombardee al empleado con preguntas. Utilice la comunicación no verbal y palabras como "sí"y "ya veo" para indicar que está escuchando. Escuche tanto lo que se insinúa como lo que se dice. Cuando se produzca una pausa natural en la conversación, utilice técnicas de escucha reflexiva como el parafraseo ("Lo que le he oído decir es...") y el reflejo (repetir lo que ha oído, palabra por palabra). Si estás realmente confuso, haz preguntas como "¿Qué quieres decir cuando dices...??" y "¿Puedes contarme más cosas sobre...?".
5. Ofrecer apoyo continuo
Cuando ambos sientan que han llegado a un entendimiento mutuo del problema, pregunte a sus empleados qué les gustaría que ocurriera a continuación. A menudo, ser escuchado es una solución en sí misma, y no es necesaria ninguna otra acción inmediata. Si este es el caso, asegúrales que volverás a hablar con ellos dentro de un mes para ver cómo van las cosas y anótalo en tu calendario mientras estáis los dos allí sentados. Si el empleado tiene otras soluciones, elabore un plan de acción con un calendario. De nuevo, asegúrate de que ambos escribís lo que vais a hacer, cuándo lo vais a hacer y cómo vais a evaluar los progresos.
Saber escuchar es una habilidad, como cualquier otra: ¡la práctica hace al maestro! Siga haciéndolo y sepa que crear un lugar seguro para que sus empleados expresen sus preocupaciones y desarrollen soluciones mejorará su vida y la de sus empleados. Todos saldremos ganando.
Este artículo se publicó originalmente el 26/9/14 y se ha actualizado recientemente el 16/11/22.
